Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Melhus Catering AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med Trondheim Biffhus, restauranten, nettsiden og tilhørende kundedialog.

Når vi skriver «vi», «oss» eller «Trondheim Biffhus» i denne erklæringen, mener vi Melhus Catering AS i rollen som behandlingsansvarlig.

2. Hvilke opplysninger vi behandler

Vi behandler opplysninger som er nødvendige for å levere tjenestene våre, følge opp gjester, gjennomføre kjøp og sikre nettsiden og systemene våre.

3. Formål og rettslig grunnlag

Vi skal alltid ha et gyldig rettslig grunnlag før vi behandler personopplysninger. Hvilket grunnlag som brukes, avhenger av formålet.

4. Bordbestilling, kommentarer og allergier

Når du booker bord, bruker vi opplysningene til å registrere reservasjonen, sende bekreftelse og påminnelse, kontakte deg ved behov, håndtere endringer eller avbestilling og forberede besøket.

Kommentarfeltet skal bare brukes til opplysninger som er relevante for besøket. Ikke oppgi fødselsnummer, betalingskort, passord eller andre opplysninger vi ikke trenger.

Bookingopplysninger brukes ikke automatisk til nyhetsbrev eller annen direkte markedsføring. Slik kommunikasjon krever et separat rettslig grunnlag.

5. Kontakt, kundeservice og selskapsforespørsler

Når du kontakter oss via e-post, telefon, kontaktskjema eller sosiale medier, behandler vi opplysningene du gir for å kunne besvare og følge opp henvendelsen.

Ved firmamiddag, bursdag, privat middag eller andre selskaper kan vi be om dato, tidspunkt, antall gjester, kontaktperson, anledning, menyønsker, allergier og praktiske behov. Vi bruker opplysningene til å vurdere kapasitet, gi tilbud og planlegge arrangementet.

Når du kontakter oss gjennom en ekstern plattform, for eksempel Instagram eller Facebook, behandler plattformleverandøren også opplysninger etter sine egne vilkår og personvernregler.

6. Gavekort og betaling

Ved kjøp av gavekort eller andre varer og tjenester behandler vi informasjon som er nødvendig for å gjennomføre kjøpet, levere produktet, håndtere refusjon eller kundeservice og oppfylle regnskaps- og dokumentasjonskrav.

Betaling kan bli behandlet av en ekstern betalingsleverandør. Vi mottar normalt betalingsstatus og referanse, men ikke komplette kortopplysninger. Betalingsleverandøren kan være selvstendig behandlingsansvarlig for deler av behandlingen.

7. Informasjonskapsler, lokal lagring og analyse

Nettsiden kan bruke informasjonskapsler og lignende teknologier. Strengt nødvendige teknologier brukes for funksjonalitet, sikkerhet, samtykkevalg og stabil drift. Analyse-, preferanse- og markedsføringsteknologier aktiveres bare når det finnes et gyldig rettslig grunnlag, normalt ditt samtykke.

Du kan avslå valgfrie teknologier uten å miste tilgang til nettstedets grunnleggende funksjoner. Et samtykke kan når som helst endres eller trekkes tilbake. Den oppdaterte oversikten over teknologier, leverandører, formål og varighet skal være tilgjengelig i cookieinnstillingene.

8. Hvem vi deler opplysninger med

Vi deler ikke personopplysninger med flere enn nødvendig. Leverandører som behandler opplysninger på våre vegne, skal være bundet av avtaler, instrukser, taushetsplikt og relevante sikkerhetskrav.

Enkelte leverandører kan opptre som selvstendig behandlingsansvarlige, for eksempel betalingsleverandører eller sosiale medier. Da gjelder også deres egne personvernerklæringer for den delen de kontrollerer.

9. Overføring utenfor EØS

Vi forsøker å bruke løsninger der personopplysninger behandles i Norge eller EØS. Enkelte teknologileverandører kan likevel behandle eller gjøre opplysninger tilgjengelige fra land utenfor EØS.

Når slik overføring skjer, skal det finnes et gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå, EUs standard personvernbestemmelser eller andre lovlige garantier. Vi skal også vurdere behovet for supplerende sikkerhetstiltak.

10. Hvor lenge vi lagrer opplysningene

Opplysninger lagres ikke lenger enn nødvendig for formålet, med mindre videre lagring følger av lov, er nødvendig for et rettskrav eller du har samtykket til noe annet. Våre normale slettekriterier er oppgitt nedenfor. Periodene skal gjenspeile den faktiske systemkonfigurasjonen og kan bli justert når formålet, lovkrav eller dokumenterte behov endres:

• Booking: beholdes gjennom besøket og normalt i inntil 12 måneder etterpå for oppfølging, dokumentasjon og håndtering av eventuelle krav.
• Allergier og andre helseopplysninger: slettes eller anonymiseres så snart det praktiske behovet knyttet til besøket er over, med mindre opplysningen må beholdes i en konkret sak.
• Kontakt og selskapsforespørsler: beholdes normalt i inntil 12 måneder etter at saken er avsluttet, eller lenger når det er nødvendig for en avtale.
• Betaling, gavekort og regnskap: beholdes så lenge bokførings-, regnskaps- og dokumentasjonsreglene krever det.
• Samtykkevalg: beholdes så lenge det er nødvendig for å respektere valget ditt og dokumentere samtykke eller tilbaketrekking.
• Tekniske og sikkerhetsrelaterte logger: beholdes normalt i inntil 90 dager, men kan lagres lenger ved sikkerhetshendelser, misbruk eller feilsøking.
• Anonym statistikk: kan beholdes uten tidsbegrensning når den ikke lenger kan knyttes til en person.

Fristene kan bli kortere eller lengre dersom formålet, et rettslig krav eller en lovpålagt plikt tilsier det. Tilgang begrenses mens opplysningene beholdes.

11. Hvordan vi beskytter opplysningene

Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak som er tilpasset risikoen. Tiltakene kan blant annet omfatte tilgangsstyring, rollebaserte rettigheter, logging, sikkerhetskopiering, kryptert overføring, oppdateringer, dataminimering, leverandøroppfølging og rutiner for håndtering av sikkerhetshendelser.

Ingen løsning kan garantere absolutt sikkerhet. Dersom vi oppdager et brudd på personopplysningssikkerheten, vurderer vi risikoen og varsler Datatilsynet og berørte personer når regelverket krever det.

12. Dine rettigheter

Avhengig av behandlingen kan du ha rett til å be om innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet eller å protestere. Du kan også trekke tilbake et samtykke når som helst. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandling som skjedde før samtykket ble trukket.

Rettighetene er ikke absolutte. Vi kan for eksempel måtte beholde opplysninger når dette følger av lov eller er nødvendig for å håndtere et rettskrav. Vi kan be om informasjon som er nødvendig for å bekrefte identiteten din før vi utleverer eller endrer opplysninger.

Vi svarer uten ugrunnet opphold og normalt senest innen én måned. Dersom forespørselen er særlig omfattende, kan fristen forlenges i samsvar med regelverket. Utøvelse av rettigheter er normalt gratis.

13. Klage til Datatilsynet

Kontakt oss gjerne først dersom du mener at personopplysninger behandles feil. Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

Les mer om klage og kontaktinformasjon hos Datatilsynet.

14. Automatiserte avgjørelser

Vi bruker ikke personopplysninger til helautomatiserte avgjørelser som har rettsvirkning eller på tilsvarende måte påvirker deg i vesentlig grad. Tilgjengelighet i bookingsystemet beregnes automatisk, men en avvist tid betyr bare at kapasiteten ikke er tilgjengelig for det valgte tidspunktet.

15. Endringer i erklæringen

Vi oppdaterer personvernerklæringen når behandlingen, leverandørene, nettsiden eller regelverket endres. Datoen øverst viser når erklæringen sist ble oppdatert.

Vesentlige endringer blir gjort tydelige på nettsiden eller formidlet direkte når dette er nødvendig.